Wydajne zarządzanie jest niezbędne w przypadku produktów o krótkim terminie przydatności lub posiadających datę ważności. Warto zapoznać się z zasadami FEFO. Co to oznacza w praktyce? Jest to strategia, dzięki której w pierwszej kolejności są wydawane produkty najstarsze, co minimalizuje ryzyko ich zniszczenia. Twój magazyn nie będzie marnotrawił asortymentu.
FEFO – definicja
Rozwinięciem skrótu FEFO jest First Expired, First Out, czyli „pierwsze tracące ważność, pierwsze wydane. Ta strategia zarządzania stanem magazynowym sprawdza się przede wszystkim w magazynach obsługujących towary łatwo psujące się i posiadające konkretną datę ważności.
Głównym celem metody FEFO jest zużywanie w pierwszej kolejności produktów z krótkim terminem ważności, a dopiero później tych, których przydatność do zużycia jest o wiele dłuższa. Wdrożenie tej zasady ma na celu minimalizowanie marnotrawstwa produktów oraz zapewnienie zgodności z przepisami i normami obowiązującymi w przemyśle spożywczym i farmaceutycznym. Liczy się w nich przede wszystkim świeżość i bezpieczeństwo.
Chcesz wdrożyć FEFO w magazynie?
Opisz rodzaj towaru, liczbę partii, sposób kompletacji i obecne problemy z rotacją zapasów. Pomożemy dobrać rozwiązania, które ułatwią kontrolę terminów ważności i ograniczą straty.
Kiedy metody FEFO sprawdzą się w Twoim magazynie?
Metodę FEFO warto zastosować w magazynie z kilku powodów:
- Ograniczysz marnotrawienie zapasów — w pierwszej kolejności zostaną wydane towary z najkrótszą datą ważności. Ograniczy to ryzyko ich zepsucia i przeterminowania.
- Utrzymasz wysoką jakość produktów — FEFO gwarantuje, że towary są świeże i mają zapewnione optymalne warunki przechowywania.
- Działasz zgodnie z normami — w przemyśle farmaceutycznym oraz spożywczym bardzo ważne jest przestrzeganie przepisów. Dbasz o bezpieczeństwo i jakość produktów. W przemyśle spożywczym zasady FEFO znajdują zastosowanie w przypadku obsługi nabiału, mięsa, owoców i warzyw.
- Dynamiczne zarządzanie asortymentem — metoda FEFO wymusza większą rotację asortymentu, co zwiększa przepływy w magazynie.
- Większe zadowolenie klientów — docierają do nich produkty świeże i wysokiej jakości, w nienaruszonym stanie. To spełnia ich oczekiwania i zwiększa szanse na kolejne zamówienia.
- Obniżasz koszty działalności — im mniej towarów ulega zniszczeniu, tym w dłuższej perspektywie możesz więcej zarobić. Optymalne zarządzanie zapasami polega na zapobieganiu starzeniu się produktów i niepotrzebnemu zajmowaniu przez nie miejsca w przestrzeni magazynowej.
Jak zasady FEFO działają w praktyce?
Jeżeli chcesz zastosować FEFO w swoim magazynie, konieczne jest wdrożenie kilku ważnych procedur:
- Etykietowanie produktów — każdy towar musi mieć etykietę z datą ważności. Musi zostać nadana w momencie przyjęcia go do magazynu.
- Rejestrowanie towarów — Twój magazyn potrzebuje oprogramowania do zarządzania zapasami, który ułatwi rejestrowanie i aktualizowanie asortymentu. Przy rejestrowaniu produktów najważniejsza jest ich data ważności.
- Składowanie i kompletowanie zgodnie z datą ważności — zasady FEFO wymagają składowania nowych towarów za starszymi
- Monitorowanie i aktualizowanie stanu magazynowego — prowadzenie magazynu zgodnego z FEFO wymaga nieustannej kontroli nad rozmieszczaniem produktów. Bardzo ważne jest aktualizowanie dat ważności.
Skuteczny sposób zarządzania asortymentem szybko psującym się? Metody FEFO!
Jeżeli w magazynie obsługujesz przede wszystkim produkty szybko psujące się i z określoną datą ważności, działaj zgodnie z zasadami FEFO. Ograniczysz marnotrawienie zapasów, utrzymasz wysoką jakość produktów i zwiększysz zadowolenie klientów. Zaczniesz prowadzić działalność zgodną z obowiązującymi w branży spożywczej i farmaceutycznej normami.
Strategia FEFO wymaga licznych zmian w magazynie:
- Zainwestuj w systemy składowania usprawniające przepływ towarów.
- Postaw na automatyzację i digitalizację, jeżeli obsługujesz wiele produktów o wysokiej rotacji.
- Wybierz oprogramowanie do zarządzania zapasami, które ułatwi rejestrowanie, monitorowanie i aktualizowanie produktów, które trafiają do Twojego magazynu.
Składowanie produktów krótkotrwałych jest o wiele prostsze, gdy w magazynie dobrze działają zasady FEFO.
Zasada FEFO — najczęstsze pytania
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania o wdrożenie FEFO w magazynie, rotację towarów z datą ważności, organizację regałów i ograniczanie strat wynikających z przeterminowania produktów.
Na czym polega zasada FEFO w magazynie?
Zasada FEFO oznacza, że w pierwszej kolejności wydawane są produkty z najkrótszym terminem ważności. Priorytetem nie jest więc data przyjęcia towaru do magazynu, ale data jego przydatności do użycia, sprzedaży lub dalszego przetwarzania. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko przeterminowania zapasów i strat finansowych. FEFO ma największe znaczenie tam, gdzie jakość, bezpieczeństwo lub wartość produktu zależą od czasu przechowywania.
Czym FEFO różni się od FIFO?
FIFO zakłada, że jako pierwszy wychodzi towar, który najwcześniej trafił do magazynu. FEFO działa inaczej, ponieważ najpierw wydawana jest partia z najkrótszą datą ważności, nawet jeśli została przyjęta później. Różnica jest ważna szczególnie wtedy, gdy dostawy tego samego produktu mają różne terminy przydatności. W takim przypadku samo ustawienie zapasu według kolejności przyjęcia może nie wystarczyć do prawidłowej rotacji.
W jakich branżach zasada FEFO sprawdza się najlepiej?
FEFO sprawdza się przede wszystkim w magazynach produktów spożywczych, farmaceutycznych, kosmetycznych, chemicznych i FMCG. W tych branżach termin ważności wpływa na możliwość sprzedaży, bezpieczeństwo użytkowania i ryzyko reklamacji. Zasada może być przydatna także przy materiałach, które nie mają klasycznej daty przydatności, ale tracą właściwości z czasem. Ważne jest, aby magazyn faktycznie rejestrował partie i daty, a nie tylko ogólną ilość produktu.
Jakie informacje trzeba oznaczać, żeby FEFO działało poprawnie?
Podstawą jest czytelna data ważności, numer partii, lokalizacja magazynowa i informacja o ilości dostępnego towaru. Dane powinny być widoczne na etykiecie, w dokumentacji oraz w systemie magazynowym, jeżeli firma z niego korzysta. Przy większej liczbie indeksów ręczne pilnowanie terminów szybko staje się ryzykowne. Brak spójnych oznaczeń sprawia, że pracownik może pobrać łatwiej dostępną partię, a nie tę, która powinna wyjść jako pierwsza.
Jak zorganizować regały pod rotację FEFO?
Regały powinny ułatwiać dostęp do partii o najkrótszym terminie ważności i ograniczać przypadkowe pobrania z niewłaściwej lokalizacji. Pomaga w tym podział na strefy, czytelne etykiety, kontrola partii oraz odkładanie towaru zgodnie z zasadami rotacji. W niektórych magazynach dobrze sprawdzają się regały przepływowe, które wspierają uporządkowany ruch ładunku od strony załadunku do strony pobrania. Sam regał nie zastąpi jednak kontroli dat, jeżeli system lub procedura nie wskazuje właściwej partii do wydania.
Czy FEFO wymaga systemu WMS?
W małym magazynie FEFO można prowadzić ręcznie, ale przy większej liczbie produktów, partii i lokalizacji system WMS znacząco ogranicza ryzyko pomyłek. WMS może wskazywać operatorowi konkretną lokalizację, partię i termin ważności, który powinien zostać pobrany w pierwszej kolejności. Ułatwia też blokowanie towarów po terminie, kontrolę zapasów i analizę produktów zagrożonych przeterminowaniem. Bez takiego wsparcia FEFO często zależy od dyscypliny pracowników i jakości oznaczeń na regałach.
Jakie błędy najczęściej utrudniają stosowanie FEFO?
Najczęstsze błędy to nieczytelne etykiety, brak rejestracji partii, mieszanie dostaw w jednej lokalizacji i pobieranie towaru według wygody, a nie terminu ważności. Problemem jest też odkładanie nowej dostawy przed starszą partią bez sprawdzenia daty przydatności. W efekcie magazyn formalnie deklaruje FEFO, ale fizyczny przepływ towaru działa inaczej. Żeby tego uniknąć, trzeba połączyć oznakowanie, procedury przyjęcia, właściwy układ regałów i kontrolę wydań.
Czy FEFO wpływa na kompletację zamówień?
Tak, ponieważ kompletacja musi uwzględniać nie tylko dostępność produktu, ale też właściwą partię i jej termin ważności. Pracownik nie powinien pobierać najbliższej palety lub kartonu, jeżeli system albo procedura wskazuje inną partię do wydania. Przy większej skali warto stosować skanery, lokalizacje i komunikaty w WMS, które prowadzą operatora do właściwego miejsca. Dzięki temu FEFO nie spowalnia pracy tak bardzo, jak ręczne sprawdzanie dat przy każdym pobraniu.
Kiedy warto zmienić układ magazynu pod FEFO?
Zmianę warto rozważyć, gdy w magazynie rośnie liczba przeterminowanych produktów, pracownicy często szukają właściwej partii albo towary z krótszym terminem zostają zasłonięte przez nowsze dostawy. Sygnałem może być też duża liczba korekt, reklamacji lub ręcznych wyjątków przy kompletacji. Czasami wystarczy poprawić oznaczenia i lokalizacje, ale przy większych problemach potrzebna jest zmiana regałów, stref lub sposobu odkładania towaru. Najlepszy efekt daje połączenie organizacji fizycznej z kontrolą danych w systemie.